Сот мұрағаты жұмысын ұйымдастыру ҚР Жоғарғы Сотының, жергілікті және басқа да соттардың, ҚР Жоғарғы Сотының жанындағы соттар қызметін қамтамасыз ету департаментінің және оның аумақтық бөлімшелерінің құжаттарын қалыптастыру, іріктеу, есепке алу, уақытша сақтау және мемлекеттік архив мекемелеріне тұрақты сақтауға тарсыру тәртібі туралы қағидаға сәйкес жүзеге асады. Істерді рәсімдеу, қалыптастыру, уақытша сақтауға архивтерге уақытында тапсыру үшін жауапты қызметкер, сондай-ақ архив жұмысы үшін жауапты қызметкер өзінің жұмысында осы қағиданың талаптарын басшылаққа ала отырып жұмыс атқарады. Жыл сайын Ескелді аудандық сотының ведомостволық архивіне толықтай аяқталған және тапсырылуға жататын қылмыстық, азаматтық істер, журналдар, нарядтар тиісінше қалыптастырылып, рәсімделеді.
Сақтау мерзімдерін көрсете отырып, ұйымның (мекеменің) қызметінде жасалатын құжаттар тізбесінде белгілен сақтау мерзімі аяқталып, архивте сақталатын құжаттар тізбесінде белгіленген сақтау мерзімі аяқталған, архивте сақталатын құжаттар, нарядтар тізімдемелерімен бірге бір мезгілде жоюға іріктеледі. Жоюға бөлу туралы акт ұйымның (мекеменің) СК-мен (сұрыптау комиясия) келісілетін тұрақты және уақытша (он жылдан астам) сақталатын істердің (нарядтардың) жиынтық тізімдемелеірмен бір мезгілде қарастыралтын және СТК тиісті мемлекеттік архив мекемесінің қарауына беруге жатады. Жоюға іріктелген қылмыстық, азаматтық істердің ішінен сот актілерінің түпнұсқалары (үкімдер, шешімдер, қаулылар, ұйғарымдар) мемлекеттік архив мекемесіне тұрақты сақтауға тапсырылады. Ғылыми-тарихи құндылығы жоқ және тәжірбиелік мәнін жоғалтқан сақтауға жатпайтын құжаттарды жоғарыда көрсетілген рәсімдер аяқталғаннан кейін ғана ұйым (мекеме) осы СК-ның бекітілген актісіне сәйкес енген істерді (нарядтарды) жоюға құқылы.
Ведомстволық архивтегі құжаттарды есепке алу, оларды сақтауды қамтамасыз етудің бірден-бір құралы болып табылады және тарихты жан-жақты талдауда, зерттеулердің түбегейлі жүргізілуінде архивтың алатын орны бөлек.
Назерке ДУБЕКОВА,
Ескелді аудандық сотының жетекші маманы